Belegerstellung PDF Drucken E-Mail

Belege, d.h. Rechnungen, Gutschriften, Angebote und andere vergleichbare Dokumente können an drei Stellen innerhalb KCS-Veranstaltung 4.0web erstellt werden:

1) Belegwesen
2) Seminar
3) Lehrgang


Belegerstellung im Belegwesen

Dieser Punkt wird ausführlich im Bereich Belege angesprochen.


Belegerstellung im Seminar

Die Erstellung von Rechnungen für einzelne Seminare erreichen Sie über den Menüpunkt "Extras - Belege erzeugen..." im jeweiligen Seminar. Damit die Rechnungserstellung problemlos durchgeführt werden kann, sind folgende Voraussetzungen notwendig:

- im Seminar findet sich mindestens eine noch nicht abgerechnete Erlöse/Kostenposition
- Im Bereich Erlös-/Kostenverrechnung im Seminar wurde das Seminar zur Verrechnung freigegeben, sofern diese Freigabe vom Administrator als erforderlich eingestellt ist (Standard)
- Im Bereich Erlös-/Kostenverrechnung sind im Seminar die Rechnungsnummernkreis(e) für Erlöse und/oder Kosten angegeben

Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann die Belegerstellung über den angesprochenen Menüpunkt "Extras - Belege erzeugen..." gestartet werden:


Es werden anhand der noch nicht abgerechneten Erlöse und Kosten die möglichen Empfänger ermittelt und aufgelistet. Die Erstellung gestaltet sich jetzt relativ simpel:

- gewünschte Empfänger markieren
- auf die Schaltfläche "Belege erzeugen" klicken.
- fertig, die erstellten Rechnungen zum Seminar finden sich im zweiten Register mit dem Namen "Belege bearbeiten"

WICHTIG: Bei der Erstellung der Belege werden die betroffenen Erlöse/Kosten des Seminars verarbeitet, aber in keinster Weise verändert, sondern lediglich zu einer entsprechenden Rechnung zusammengefügt. Dies bedeutet, dass alle Preise, Mengen , Mengeneinheiten und insbesondere Texte in den jeweiligen Erlös-/Kostenpositionen im Seminar bereits korrekt hinterlegt sein müssen.

Wurden Belege erstellt sind diese im zweiten Register aufgelistet:


Von hier aus können die Belege markiert werden und gedruckt oder verbucht werden. Der jeweils erste markierte Beleg kann darüber hinaus mit der Schaltfläche "Beleg öffnen" zur weiteren Bearbeitung geöffnet werden, falls Anpassungen an den Positionen notwendig sein sollten.

Grundsätzlich können alle weiteren Aktionen wie Drucken oder Verbuchen auch direkt im Belegwesen durchgeführt werden, da die hier dargestellte Anzeige lediglich ein Auszug der Belege mit einer Handvoll Funktionen (Schaltflächen) ist.


Belegerstellung im Lehrgang

Die Erstellung von Rechnungen für Lehrgänge erreichen Sie über den Menüpunkt "Extras - Belege erzeugen..." im jeweiligen Lehrgang. Damit die Rechnungserstellung problemlos durchgeführt werden kann, sind folgende Voraussetzungen notwendig:

- im Lehrgang findet sich mindestens eine noch nicht abgerechnete Erlöse/Kostenposition
- Im Bereich Erlös-/Kostenverrechnung sind im Lehgang die Rechnungsnummernkreis(e) für Erlöse und/oder Kosten angegeben

Sind die Voraussetzungen erfüllt, kann die Belegerstellung über den angesprochenen Menüpunkt "Extras - Belege erzeugen..." gestartet werden:


Es werden anhand der noch nicht abgerechneten Erlöse und Kosten die möglichen Empfänger ermittelt und aufgelistet.

Zur Erstellung wählen Sie, ob die Rechnung an den jeweiligen Empfänger gehen soll oder eventuell der Projektträger, der beim Lehrgang angegeben wurde, als zentraler Empfänger eine Rechnung über die betroffenen Positionen erhalten soll. In der Regel wird dies sicher die Option "jeweiliger Empfänger" sein. Als nächstes markieren Sie die Empfänger, deren Erlöse/Kosten verarbeitet werden sollen.

Stellen Sie ein, wie Sie ggf. die Vielzahl an Rechnungspositionen zu Gruppen zusammenfassen möchten. Hierzu ein Beispiel:
Ein Lehrgang besteht aus 5 Seminaren mit jeweils 3 zahlenden Teilnehmern von 4 Firmen. Dies ergibt 5x3x4 = 60 Erlös-Positionen, die sich auf 4 Firmen aufteilen, also 15 Positionen pro Empfänger.
Wählen Sie bei "Teilnehmer" eine der Optionen, so wird für jeden der 4 Empfänger:

- pro Lehrgang --> eine Rechnungsposition über den Gesamtbetrag erstellt
- pro Seminar --> 5 Positionen (eine Summe pro Seminar) erstellt
- je Eintrag --> 3 Positionen (eine Summe pro Teilnehmername) erstellt
- Einzelpositon --> 15 einzelne Positionen erstellt

Darüber hinaus können Sie die zu verarbeitenden Einzelseminare des Lehrgangs einschränken, wenn z.B. Teilrechnungen erstellt werden sollen.

Die Texte für die erstellten Summen werden direkt im Lehrgang unter den Vorgabetexten angegeben. Ist hier nichts hinterlegt, wird eine Standardvorgabe des Systems genutzt.

Wurden Belege erstellt sind diese im zweiten Register aufgelistet:


Von hier aus können die Belege markiert werden und gedruckt oder verbucht werden. Der jeweils erste markierte Beleg kann darüber hinaus mit der Schaltfläche "Beleg öffnen" zur weiteren Bearbeitung geöffnet werden, falls Anpassungen an den Positionen notwendig sein sollten.

Grundsätzlich können alle weiteren Aktionen wie Drucken oder Verbuchen auch direkt im Belegwesen durchgeführt werden, da die hier dargestellte Anzeige lediglich ein Auszug der Belege mit einer Handvoll Funktionen (Schaltflächen) ist.