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Nach Auswahl und Öffnen eines Referenten/Trainers aus z.B. dem Hauptfenster heraus gelangen Sie zur Oberfläche der Referentenverwaltung und hier zunächst in die Anzeige der Stammdaten. Hier legen Sie alle relevanten Daten zur Adresse des Referenten aber auch wichtige Informationen, allgemeine Kennzeichnungen/Eigenschaften und weitere Daten an.

Zu jedem einzelnen Referenten können Sie in den untergeordneten Bereichen Telefonnummern, Kontakte, Termine, Notizen usw. hinterlegen. Um diese Bereiche nutzen zu können, muss der Referent gespeichert sein. Wie die Kunden und Partner können Referenten ebenfalls Teilnehmer an Seminaren oder Lehrgängen sein, wobei sie eher als personelle Ressource einem Seminar zugeordnet sein werden.

Für jeden Referenten, den Sie als Ressource einem Seminar zuordnen wollen, wird ein eigener Stammdatensatz benötigt. Das System überprüft innerhalb der Seminare die gebuchten Einsätze und lässt nur überschneidungsfreie Buchungen zu.


Bereich Inhalt
Stammdaten Allgemeine Daten wie Adresse und andere eindeutige Kennzeichnungen
Telefon, Fax, E-Mail Zugeordnete Telefon-, Fax-, Mobilnummern, E-Mail-Adressen, Websites und anderes
Personen Ansprechpartner und abweichende Anschriften
Bankverbindungen Bankverbindungen für z.B. automatisches Lastschriftverfahren
Notizen Zusätzliche Notizen/Bemerkungen mit Datumsvermerk
Kontakte Wann war der letzte Kontakt mit dem Referenten, was wurde besprochen oder versendet. Hier werden Telefonate, Mails und aufbereitete Briefe vermerkt. Erstellte Dokumente des Briefverkehrs werden hier je nach Systemkonfiguration automatisch protokolliert.
Termine Erledigte und unerledigte Aufgaben, die sich direkt auf diesen Referenten beziehen
Mailingkennungen Beliebige Kennzeichen, die dem Referenten zugeordnet werden. Über diese Mailingkennungen können effizient Newsletter und/oder Serienbriefe gesteuert werden.
Dokumente Dem Referenten zugeordnete Dokumente (Excel, Word, PDF, Audio, Video, Bilder usw.)
Rabatte Diese Rabatte gelten nur für Artikel und/oder Artikelgruppen und werden bei der Belegerstellung herangezogen.
Preise / HonorareHonorarvereinbarungen mit dem Referenten je Tag, Woche, Seminargruppe, -typ, -art usw.
QualifikationÜbersicht der Qualifikation des Referenten bezogen auf Katalogeinträge
AusfallregelungRegelungen über Honorarzahlungen bei Stornierungen
VertragsvereinbarungenDokumentenverwaltung von vertraglichen Vereinbarungen
Seminare Übersicht der historischen und kommenden Seminareinsätze dieses Referenten.
Sperrzeiten Verwaltung von Ausfallzeiten und/oder Urlaubszeiten des Referenten
EinsatzplanKalenderdarstellung der gebuchten Einsätze des Referenten
Belege Übersicht aller Belege (Rechnungen, Gutschriften, Stornierungen, Lieferscheine usw.) dieses Referenten.
Zimmerreservierungen Übersicht aller hinterlegten Zimmerreservierungen in internen und externen Hotels (nur verfügbar bei installiertem Hotelmodul).


Es ist zu beachten, dass jeder Referent über eine eindeutige Referentennummer angesprochen wird. Zur Vergabe dieser Nummer gibt es zwei Möglichkeiten:
Entweder geben Sie diese Nummer bei jeder Neuanlage eines Referenten manuell ein oder Sie lassen diese Nummer von KCS 4.0web automatisch vergeben. Hierzu müssen Sie lediglich im Modul Nummernkreise einen passenden Eintrag erzeugen und während der Erfassung der Daten die Nummer leer lassen. Beim ersten erfolgreichen Speichern des Referenten wird dadurch die nächste freie Nummer automatisch in das Feld Nummer eingetragen.

Sollten Sie einmal in einem Feld einen falschen Wert eingegeben haben, so können Sie diesen Wert einfach überschreiben. Nach dem nächsten Speichervorgang ist der korrekte Wert gesichert und verfügbar. Dies gilt auch für die Referentennummer.

Solange der Referent in keinem anderen Modul genutzt wird, also z.B. keine Seminareinsätze oder Teilnahmen gebucht sind und für diesen Referenten noch keine Rechungen erstellt wurden, kann der Datensatz wieder gelöscht werden. Wenn in anderen Bereichen zugeordnete Daten bestehen, ist ein Löschen nicht mehr möglich. Dies bezieht sich auf:

  • Seminarteilnahmen (auch historische und stornierte)
  • Einbuchen als Ressource in Seminaren
  • Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften (Belege allgemein)
  • Hotelreservierungen (bei installiertem Hotelmodul)

Erst wenn alle zugeordneten Daten gelöscht sind, kann auch der Referent gelöscht werden.